Învățați arta de a semna documente electronice cu ajutorul ghidului nostru pas cu pas. Semnați documente fără efort și în siguranță cu ajutorul sfaturilor noastre de expert!

Principal / Blog

Cum să semnați un document electronic: Pas cu pas

Name: Create your digital signature, logo and watermark with Artlogo
Brand: Artlogo
Rating: 4.8 (2061 reviews)

Septembrie 2023

Capacitatea de a semna documente în format electronic a devenit esențială pentru profesioniștii din domeniul afacerilor în era digitală modernă. S-au dus zilele în care trebuiau tipărite, semnate și scanate documente. Acum puteți semna electronic un document în câteva clicuri, ceea ce vă va economisi timp și vă va eficientiza procedurile de afaceri. Pas cu pas, acest articol vă va arăta cum să semnați documente online cu siguranță, permițându-vă să rămâneți în frunte în domeniul afacerilor și să vă eficientizați operațiunile, indiferent de nivelul dumneavoastră de experiență.

Ce este o semnătură electronică (E-Signature)?

O semnătură manuscrisă care poate fi utilizată pentru a semna documente electronice este cunoscută sub numele de semnătură electronică (semnătură electronică). Aceasta servește drept mecanism sigur și obligatoriu din punct de vedere juridic pentru a autentifica identitatea semnatarului și intenția de a semna documentul. Semnăturile electronice pot fi generate în mai multe moduri, de la introducerea unui nume la desenarea unei semnături pe un ecran tactil sau prin utilizarea unui bloc de semnături digitale.

Utilizarea acestor metode este larg răspândită în sectoare precum cel financiar, imobiliar, de asistență medicală și servicii juridice, deoarece acestea servesc la accelerarea proceselor, la reducerea tranzacțiilor pe suport de hârtie și la optimizarea eficienței operaționale.

Semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN) Act, Legea privind tranzacțiile electronice și Regulamentul privind identificarea electronică și serviciile de încredere (eIDAS) sunt doar câteva dintre legile și reglementările internaționale care se aplică semnăturilor electronice. Aceste reglementări asigură că semnăturile electronice sunt protejate și la fel de obligatorii din punct de vedere juridic ca și semnăturile scrise tradiționale, conferindu-le valabilitate juridică și aplicabilitate.

Cum funcționează semnătura electronică?

În cazul semnăturilor electronice se utilizează tehnologia criptată pentru a proteja atât identitatea semnatarului, cât și documentul semnat. Un element distinct amprentă digitalăsau hash, este creată și adăugată unui document atunci când acesta este semnat electronic. Cu ajutorul acestui hash, orice modificări aduse documentului după semnare vor fi recunoscute, împiedicând astfel falsificarea.

Certificatele digitale, verificarea prin SMS și autentificarea prin e-mail sunt doar câteva dintre metodele suplimentare utilizate pentru a verifica identitatea semnatarului. În acest fel, se asigură că persoana care semnează este cine spune că este și că dorința sa de a semna este înregistrată.

Întreprinderile pot crește eficiența prin simplificarea procedurilor, reducerea tranzacțiilor pe suport de hârtie și implementarea semnăturilor electronice sigure și eficiente. Întreprinderile pot beneficia de pe urma încorporării acestei tehnologii în operațiunile lor, deoarece oferă o modalitate obligatorie din punct de vedere juridic de a semna documente.

Cum să semnați un document electronic

Semnăturile electronice oferă o modalitate convenabilă și sigură de a semna documente fără a fi nevoie de copii fizice sau de întâlniri în persoană. Iată un proces pas cu pas despre cum să semnați un document electronic:

Alegeți un instrument de creare a semnăturilor electronice: Există diverse instrumente online disponibile pentru crearea de semnături electronice, cum ar fi Adobe Reader, Signnow, Windows, Words și Artlogo. Selectați un instrument care este ușor de utilizat și care se potrivește nevoilor dumneavoastră.
Înscrieți-vă pentru un cont: După ce ați selectat un instrument de creare a semnăturilor la alegere, creați-vă un cont introducând numele, adresa de e-mail și orice alte detalii necesare.
Încărcați documentul: Utilizați instrumentul de creare a semnăturilor pentru a încărca documentul care trebuie semnat. Acest lucru se poate face, de obicei, făcând clic pe butonul "Upload" (Încărcați) sau "Choose File" (Alegeți fișierul) și selectând documentul de pe computerul dvs. sau din stocarea în cloud. Urmați instrucțiunile de pe ecran până când ajungeți la următoarea etapă.
Creați-vă semnătura: Utilizați instrumentul de creare a semnăturii pentru a vă crea și personaliza semnătura. În funcție de instrument, puteți utiliza mouse-ul sau un ecran tactil pentru a vă desena semnătura sau puteți încărca o imagine a semnăturii dvs. existente.
Puneți semnătura pe document: După ce ați creat semnătura, utilizați instrumentul de creare a semnăturii pentru a o atașa la document, acolo unde îi este locul. Dacă este necesar, ați putea, de asemenea, să includeți mai multe detalii, cum ar fi datele și inițialele.
Revizuiți și finalizați: Înainte de a finaliza documentul, revizuiți-l pentru a vă asigura că toate câmpurile necesare sunt completate corespunzător și că semnătura apare corect. Efectuați orice modificări sau ajustări necesare înainte de a continua.
Finalizați și salvați documentul: După ce sunteți mulțumit de document și de plasarea semnăturii, finalizați-l prin salvarea unei copii. Majoritatea instrumentelor de semnătură electronică vă permit să salvați documentul în format PDF sau în alt format de fișier comun.
Partajați sau trimiteți documentul: În funcție de nevoile dumneavoastră, puteți partaja documentul semnat cu alte persoane sau îl puteți trimite destinatarilor. Acest lucru se poate face prin e-mail, prin intermediul platformelor de partajare a fișierelor sau prin furnizarea unui link de descărcare.

Ce tipuri de semnături electronice există?

Există trei tipuri diferite de semnături electronice: calificată, avansată și de bază. Semnăturile electronice de bază pot fi orice tip de semnătură electronică, inclusiv introducerea unui nume la finalul unui e-mail sau scanarea unei semnături scrise de mână. Semnăturile electronice avansate sunt mai sigure și includ etape suplimentare, cum ar fi un certificat digital, pentru a confirma identitatea semnatarului.

Cele mai sigure semnături electronice sunt cele calificate, iar acestea necesită un certificat digital acordat de guvern, care autentifică semnatarul. Serviciile financiare, medicale și juridice sunt doar câteva dintre domeniile puternic reglementate care utilizează în mod regulat aceste tipuri de semnături.

Care este diferența dintre o semnătură electronică și o semnătură tradițională?

Semnăturile electronice oferă un substitut digital care poate fi realizat online și de la distanță, în timp ce semnăturile tradiționale presupun semnarea fizică a unui document cu un pix. Cu ajutorul semnăturilor electronice, puteți semna documente mai rapid și mai ușor, fără a fi nevoie să le imprimați, să le scanați sau să le trimiteți prin poștă. Standardele ridicate de securitate și conformitate ale acestora permit întreprinderilor să reducă procesele costisitoare și ineficiente pe hârtie.

Top 5 beneficii ale semnăturii electronice

Economie de timp

Semnăturile electronice permit semnarea rapidă și ușoară a documentelor, a contractelor și a acordurilor fără a fi nevoie să fie tipărite, scanate sau trimise prin poștă. Astfel, întreprinderile pot economisi timp prețios și pot crește productivitatea.

Rentabil

Prin reducerea necesității tranzacțiilor pe suport de hârtie, întreprinderile pot economisi bani din costurile de tipărire, poștă și depozitare.

Siguranță și securitate

Semnăturile electronice oferă un nivel ridicat de securitate și conformitate, asigurând că documentele nu sunt falsificate și că identitatea semnatarului este confirmată.

Viteză și comoditate

Semnăturile electronice pot fi efectuate online și de la distanță, ceea ce face mai rapidă și mai ușoară semnarea documentelor de către întreprinderi de oriunde în lume.

Obligatoriu din punct de vedere juridic

Semnăturile electronice au aceeași valabilitate juridică ca și semnăturile tradiționale, oferind un mijloc sigur și eficient de a semna documente.

Există o diferență între semnătura digitală și semnătura electronică?

Da, există o diferență între semnătura digitală și cea electronică. În timp ce semnăturile electronice sunt un tip de semnătură digitală, ele nu sunt același lucru. Semnăturile digitale utilizează tehnologia de criptare a datelor pentru a oferi un nivel suplimentar de securitate, asigurându-se că documentul nu a fost modificat sau alterat în vreun fel.

De asemenea, acestea necesită integritate prin utilizarea unui certificat digital pentru autenticitatea identității semnatarului. Pe de altă parte, semnăturile electronice pot fi la fel de simple ca o imagine scanată a unei semnături sau un nume dactilografiat. Deși sunt în continuare sigure, este posibil ca acestea să nu ofere același nivel de protecție ca o semnătură digitală.

Ce este o semnătură digitală?

O semnătură digitală este un simbol electronic care este utilizat pentru a verifica autenticitatea și integritatea unui fișier. document digital. În esență, este o semnătură electronică creată cu ajutorul unei combinații de algoritmi matematici și chei de criptare. Semnăturile digitale sunt utilizate pe scară largă în lumea afacerilor pentru a autentifica documente, contracte și acorduri importante.

Cum să creați o semnătură digitală

Alegeți un furnizor de semnătură digitală: Cercetați și alegeți un furnizor de semnătură digitală de încredere, cum ar fi Artlogo care oferă o infrastructură sigură pentru crearea și gestionarea semnăturilor digitale.
Creați un ID digital: Înscrieți-vă pentru un cont de semnătură digitală la furnizor și furnizați informațiile de bază.
Încărcați-vă semnătura: Folosind un stilou digital sau făcând o fotografie a semnăturii dvs., încărcați-o la furnizorul de semnături digitale.
Personalizați-vă semnătura: Reglați dimensiunea, fontul și culoarea semnăturii dvs. pentru a se potrivi preferințelor dvs.
Verificați identitatea dumneavoastră: Verificați identitatea dvs. printr-un proces sigur definit de furnizorul de semnătură digitală.
Introduceți semnătura dumneavoastră: Odată ce identitatea dvs. este verificată, o puteți utiliza pentru a crea și semna documente.
Salvați și partajați: După ce ați inserat semnătura, salvați documentul și partajați-l cu părțile relevante.
Verificarea autenticității semnăturii: Furnizorul de semnătură digitală va utiliza un certificat digital pentru a asigura autenticitatea semnăturii dumneavoastră și a documentului.
Stocați-vă semnătura: Furnizorul de semnături digitale va stoca în siguranță semnătura dumneavoastră pentru utilizare ulterioară.
Actualizați-vă semnătura: Dacă aveți nevoie să vă actualizați semnătura, repetați pur și simplu pașii de mai sus.

Urmând acești pași simpli, vă puteți crea rapid și ușor propria semnătură digitală, ajutându-vă să revizuiți și să semnați documente importante în mod sigur și eficient.

Crearea unei imagini sau a unui desen de semnătură

O semnătură digitală poate fi realizată în două moduri: prin scanarea scrisului dumneavoastră de mână sau prin desenarea acesteia cu ajutorul unui stilou digital. Semnați pur și simplu o bucată de hârtie albă cu un marker de culoare închisă, dacă preferați să faceți o imagine, apoi scanați-o sau fotografiați-o. Încărcați imaginea către furnizorul de semnături digitale după ce o salvați ca fișier JPEG, PNG sau PDF.

Dacă preferați să vă desenați semnătura, o puteți face cu ajutorul unui dispozitiv cu ecran tactil și al unui pix sau bloc digital, pentru a o face exclusiv a dumneavoastră. După ce ați terminat de creat semnătura, salvați-o ca imagine sau utilizați un software de semnătură digitală pentru a semna digital documentele direct de pe dispozitiv.

Cu serviciile de semnătură digitală Artlogo, este simplu să încărcați, să personalizați și să vă folosiți semnătura pe hârtie, indiferent dacă preferați să produceți o imagine sau să o desenați de mână. Puteți semna documente folosind Artlogo, știind că semnătura dvs. este sigură, legitimă și aplicabilă din punct de vedere legal.

Sunt acceptate semnăturile electronice în toate țările?

La nivel mondial, semnăturile electronice sunt din ce în ce mai mult acceptate ca mijloc valid de semnare a documentelor. Cu toate acestea, există diferențe regionale în ceea ce privește legile și normele care reglementează semnăturile electronice. Majoritatea națiunilor au o legislație care, în anumite circumstanțe, consideră semnăturile electronice ca fiind echivalente cu cele scrise de mână.

Un temei juridic pentru utilizarea semnăturilor electronice este oferit în Statele Unite, de exemplu, de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) și de Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Regulamentul eIDAS a creat un cadru juridic uniform pentru semnăturile electronice în cadrul Uniunii Europene, garantând legitimitatea și forța juridică a acestora.

Utilizarea unui certificat digital emis de o terță parte imparțială este una dintre cerințele pe care unele țări le pot avea pentru semnăturile electronice. Pentru a asigura respectarea normelor și reglementărilor naționale, este esențial să obțineți sfaturi de la experții juridici sau de la organizațiile guvernamentale din fiecare țară.

Cum să creați o semnătură electronică gratuită online

Iată care sunt pașii pentru a crea o semnătură electronică online gratuită:

Alegeți un instrument de creare a semnăturilor: Există mai multe instrumente de creare a semnăturilor electronice disponibile online, Artlogo fiind cel mai simplu și mai rapid de utilizat.
Înscrieți-vă pentru un cont: După ce ați ales un instrument de creare a semnăturilor, înregistrați-vă pentru un cont, furnizându-vă numele, adresa de e-mail și alte informații necesare.
Încărcați documentul: Încărcați documentul care trebuie semnat în instrumentul de creare a semnăturilor.
Creați-vă semnătura: Utilizați butonul instrumentul de creare a semnăturii pentru a vă crea și personaliza semnătura. Puteți utiliza mouse-ul sau un ecran tactil pentru a vă desena semnătura sau puteți încărca o imagine a semnăturii dumneavoastră.
Puneți semnătura dumneavoastră: După ce ați creat semnătura, plasați-o pe documentul pe care trebuie să o semnați. De asemenea, puteți adăuga și alte informații necesare, cum ar fi datele și inițialele.
Trimiteți documentul: După ce ați semnat documentul, îl puteți trimite celeilalte părți pentru a fi semnat sau aprobat.

O soluție rapidă și accesibilă pentru a automatiza fluxurile de lucru și a optimiza procedurile companiei este crearea de semnături electronice. Aceasta oferă o modalitate rapidă, rentabilă, sigură și fiabilă de a semna documente. Luați în considerare utilizarea semnăturilor electronice în scopurile companiei dvs. dacă nu ați făcut-o până acum. Dacă sunteți interesat să aflați cum să creați o semnătură electronică, consultați ghidul nostru pas cu pas.

Ce este un sigiliu electronic? (E-seal)

Pe lângă semnăturile electronice, există și opțiunea de a utiliza sigiliile electronice (Sigiliile electronice) pentru a adăuga un nivel suplimentar de securitate la documentele dvs. digitale. Un sigiliu electronic este un echivalent digital al unui sigiliu tradițional utilizat pe documentele pe hârtie. Un identificator distinct este utilizat pentru a confirma autenticitatea și starea nealterată a unui document, asigurându-se că acesta rămâne nealterat.

Utilizarea unui sigiliu electronic sporește securitatea documentelor digitale prin introducerea unei protecții suplimentare împotriva unor potențiale manipulări sau modificări. Această măsură de securitate sporită se dovedește deosebit de avantajoasă pentru entitățile care gestionează informații sensibile, inclusiv documente juridice și financiare.

Există riscuri asociate cu utilizarea semnăturilor electronice?

Utilizarea semnăturii electronice implică anumite riscuri potențiale, ca orice altă tehnologie. Atunci când sunt utilizate în mod corespunzător, semnăturile electronice pot oferi, de fapt, o alternativă mai sigură decât semnăturile convenționale pe hârtie.

Potențialul de fraudă sau de manipulare este un motiv de îngrijorare. O semnătură sau un document ar putea fi modificat dacă cineva are acces ilegal la el. De aceea, este esențial să alegeți un furnizor de semnături electronice consacrat, care utilizează tehnici de criptare și autentificare pentru a bloca accesul ilegal și a garanta validitatea semnăturii.

Concluzie

În concluzie, eficiența și siguranța fluxurilor de lucru și de stocare a documentelor pot fi îmbunătățite considerabil prin utilizarea semnăturilor și sigiliilor electronice. Prin utilizarea semnăturilor electronice puteți economisi timp și puteți evita trimiterea fizică a documentelor. Sigiliile electronice consolidează și mai mult securitatea, verificând legitimitatea documentelor dvs. electronice și împiedicând falsificarea. Riscurile asociate semnăturilor electronice pot fi reduse dacă lucrați cu furnizori de încredere care utilizează metode puternice de autentificare și criptare. Adoptați practica modernă de semnare digitală a documentelor pentru a economisi timp și efort în operațiunile dvs. de afaceri.

Gânduri finale

La Artlogo, oferim mai mult decât o simplă semnătură - oferim o notă personalizată și distinctivă pentru fiecare document digital pe care îl semnați. Fie că lucrați în domeniul juridic, medical sau financiar, serviciul nostru de semnături garantează o experiență de semnare sigură și securizată, care lasă o impresie de durată pe hârtie și în domeniul digital. Nu vă mulțumiți cu o semnătură electronică generică atunci când puteți ieși în evidență cu serviciul Artlogo semnătura scrisă de mână de semnătură de la Artlogo.